Er ist essenziell und wird doch gerne etwas vernachlässigt: der Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeiters. Welche Chancen sich damit ergeben, welche Fallstricke lauern und wie der Prozess gelingt, erfahrt ihr hier.
 

Sicherlich haben die meisten schonmal einen Jobwechsel miterlebt. Sei es durch eigene Erfahrungen oder durch neue Kollegen. Die ersten Wochen im neuen Job sind immer etwas Besonderes. Neue Kollegen, neue Räumlichkeiten und womöglich auch neue Aufgabenbereiche. All das Neue zu verarbeiten, kann einem schnell zu viel werden und überfordern. Dabei sind gerade die ersten Wochen besonders wichtig für eine langfristige Zusammenarbeit zwischen einem neuen Mitarbeiter und einer Firma. Doch wie gestaltet man den Einstieg in das Unternehmen?

 

Onboarding-Prozess: Definition

Beim Onboarding, abgeleitet von „Taking on Board“ dreht sich alles darum, ähnlich wie bei einem Flugzeug, Gäste beziehungsweise neue Mitarbeiter an Board zu bringen und in Abläufe zu integrieren. Selbstverständlich geht es beim Onboarding in einer Firma deutlich tiefer ins Detail, dennoch decken sich einige Punkte mit dem Boarding bei einem Flug.

Die wesentliche Aufgabe eines guten Onboarding-Prozesses liegt darin, neue Mitarbeiter systematisch einzugliedern. Dabei sollte der Fokus vor allem auf Maßnahmen liegen, die die Eingliederung fördern.

Wie verläuft ein 3-Phasen-Onboarding-Prozess?

Vor dem Arbeitsbeginn: Nachdem ein Bewerber für eine Stelle als geeignet empfunden wird und auch im Bewerbungsgespräch von sich überzeugen kann, wird der Onboarding-Prozess in die Wege geleitet.

Pre-Boarding-Phase: Diese beginnt ab Vertragsunterzeichnung in der sogenannten „Pre-Boarding“-Phase. Hier dreht sich alles darum, die Ankunft des neuen Mitarbeiters vorzubereiten. Es werden wichtige administrative Themen geklärt, Arbeitsmittel und wichtige Dokumente organisiert und ein Ansprechpartner bereitgestellt.

 

Orientierungsphase: Ab dem ersten Arbeitstag geht es über in die Orientierungsphase. Hier stehen vor allem grundlegende Themen im Fokus: Ein Rundgang durchs Gebäude, das Kennenlernen des Teams, die Vorstellung des Einarbeitungsplans und die Klärung weiterer Grundlagen.

 

Integrationsphase:
Nach Ende der ersten Arbeitswoche sind in der Regel die Grundlagen geschaffen, um dann die längste Phase in Angriff zu nehmen: Die Integration. Hier werden Neuankömmlinge an Themen herangeführt und erhalten Schulungen sowie erste Aufgaben. Außerdem nimmt auch die soziale Integration zu. Durch gemeinsame Mittagspausen und Team-Events können weiterer Austausch und neue Kontakte geschaffen werden.
 

Besonders wichtig in dieser Phase sind regelmäßige Feedbacks und Gespräche zwischen dem neuen Arbeitnehmer und dessen Ansprechperson/Vorgesetzten. Es sollte über Probleme/Anregungen gesprochen und geklärt werden, ob die Erwartungen beider Seiten erfüllt sind.

 

 

Übergang in den Alltag:

Meist findet ein fließender Übergang vom Onboarding hin zu einem ganz normalen Arbeitsalltag statt. Um trotzdem eine zeitliche Einordnung zu geben, endet der Prozess meist nach drei bis sechs Monaten, spätestens aber nach der Probezeit. (Das „Dazu-Lernen“ endet natürlich nie ;-).

Wieso ist der Onboarding-Prozess so wichtig?

Der Onboarding-Prozess birgt viele Chancen, aber auch einige Risiken. So kann bei einem guten systematischen Vorgehen die Motivation, die Produktivität wie auch die Effizienz gesteigert werden. Außerdem verhindert ausführliches Einlernen Fehler, die später den Workflow und das Betriebsklima stören könnten.

Ein gravierender Fehler, den ein Unternehmen auf jeden Fall vermeiden sollte:
zu wenig Kommunikation. Das fängt schon an, wenn lange Zeit nach einem Bewerbungsgespräch oder einer Zusage keine Rückmeldung erfolgt. Aber auch nur die Versorgung mit Arbeitsmitteln und die Vorstellung der Organisationsstrukturen ohne weiteren Austausch und Feedback sorgen für Distanz und vermitteln wenig Wertschätzung.

Kurzum: Der Onboarding-Prozess ist eine wichtige Grundlage für das allgemeine Betriebsklima, für effizientes Arbeiten und spielt auch beim Employer Branding und Firmenwachstum eine wesentliche Rolle.

 

Onboarding-Prozess gestalten: Interview und Ausarbeitung

Da auch für uns als TD-Designagentur der Onboarding-Prozess einen hohen Stellenwert hat, haben wir uns damit beschäftigt und neben einer Ausarbeitung auch ein ausführliches Mitarbeiterinterview durchgeführt, um einen Eindruck über unser aktuelles Vorgehen zu erhalten.
 

Das Interview der Ausarbeitung findet ihr hier: Interview